De voorlichtersgroep van het COC Midden-Nederland zoekt een planner (x/m/v/).
Eén van de werkgroepen van het COC Midden-Nederland is voorlichting. Met een groep van ongeveer 30-35 vrijwilligers wordt er voorlichting gegeven op onderwijsinstellingen in de provincie Utrecht over gender en seksuele diversiteit. Dat zijn jaarlijks tussen de 300 en 400 voorlichtingen op het primair onderwijs, middelbaar onderwijs en vervolgonderwijs (mbo en hbo). Dit gebeurt niet vanzelf. Hier is een belangrijke functie weggelegd voor de planner.
De planner is degene die het contact onderhoudt met de scholen, ervoor zorgt dat de voorlichtingen in de gezamenlijke agenda komen te staan zodat de vrijwilligers zich kunnen intekenen.
De dag van een planner:
- Er komt een mail binnen in de mailbox van de planner. Dit is meestal een aanvraag van een school voor voorlichtingen. Je beantwoordt de mail binnen twee dagen.
- Je zet de aanvraag in de gezamenlijke agenda (Supersaas) en stuurt een berichtje in de groepsapp van de voorlichters dat er weer nieuwe voorlichtingen zijn.
- Ongeveer een week voor een voorlichting stuur je een bevestiging naar de school met de lessen en tijdstippen, en de namen van de voorlichters die zich hebben ingeschreven. Voor de voorlichters staan in deze mail de adresgegevens van de school en de contactgegevens van de contactpersoon.
- Als er niet genoeg voorlichters zijn voor een voorlichting, stuur je een bericht in de groepsapp van de voorlichters. Mocht het dan alsnog niet lukken, probeer je de les te verzetten.
- Regelmatig zijn er vanuit de scholen wijzigingen in rooster, tijden en planning. Jij zoekt dan met de school een alternatieve datum en stelt de voorlichters die zich al hadden ingeschreven op de hoogte van de wijziging.
- Als er voorlichters onverhoopt niet kunnen door bijvoorbeeld ziekte, stel jij de school op de hoogte.
- Je checkt vrijwel dagelijks de mail en houdt het planningssysteem in de gaten voor wijzigingen, niet gevulde voorlichtingen en bevestigingen die je moet sturen.
Kortom: al het contact met de scholen gaat -in principe- via de planner. Inhoudelijke vragen kunnen worden opgepakt door het team van coördinatoren van de voorlichtersgroep.
Wij zoeken:
- Iemand die flexibel met diens tijd om kan gaan (minimaal om de dag moet de mailbox worden bijgewerkt, inclusief werkzaamheden die daaruit volgen);
- Iemand die ongeveer 5 uur per week (20 uur per maand) tijd heeft;
- Iemand die goed overzicht kan bewaren;
- Iemand met goede communicatieve vaardigheden; je bent de tussenpersoon tussen de scholen en de voorlichters;
- Iemand die elke eerste dinsdagavond van de maand bij de meet-up van de voorlichters aanwezig kan zijn;
- Iemand die mensen kan motiveren.
Wij bieden:
- Een hele belangrijke vrijwilligersfunctie bij een hele leuke groep voorlichters;
- Mogelijkheid om zelf voorlichter te worden;
- Inhoudelijke trainingsmiddagen en borrels;
- Kosten die je maakt voor het uitvoeren van je taak kun je declareren en, daarnaast ontvang je een onkostenvergoeding per kwartaal.
